Prowadzisz kancelarię prawną, gabinet lekarski lub biuro rachunkowe. Twoja codzienna praca opiera się na danych, które są nie tylko poufne, ale często również wrażliwe. Doskonale znasz wymogi RODO dotyczące ochrony danych osobowych. Wiesz, że przepisy wymagają nie tylko odpowiednich zgód i procedur, ale także technicznych środków bezpieczeństwa.
Pytanie brzmi: jak praktycznie zrealizować te wymogi w małej firmie, bez angażowania drogiego, dedykowanego działu IT?
System UniFi oferuje rozwiązania techniczne, które bezpośrednio odpowiadają na wymogi RODO i są dostępne dla firm każdej wielkości.
Co RODO mówi o bezpieczeństwie technicznym sieci?
Rozporządzenie wymaga zastosowania „odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych" zapewniających bezpieczeństwo danych. W kontekście infrastruktury sieciowej w praktyce oznacza to m. in.:
- - separację danych wrażliwych od publicznego dostępu
- - kontrolę dostępu do zasobów zawierających dane osobowe
- - zabezpieczenie połączeń zdalnych
- - możliwość wykazania, że odpowiednie środki zostały wdrożone.
Te wymogi nie są abstrakcją - kontrole UODO regularnie sprawdzają nie tylko dokumentację, ale też faktyczne zabezpieczenia techniczne. Pytanie „jak zabezpieczacie dane w sieci?" pada często, a odpowiedź „mamy router od operatora" nie jest wystarczająca.
Dla większości małych firm realizacja tych wymogów oznacza albo zatrudnienie specjalisty IT, albo korzystanie z usług zewnętrznej firmy informatycznej na stałe. Oba rozwiązania są kosztowne. Co więcej, standardowy router od dostawcy internetu to „czarna skrzynka", która najczęściej w ogóle nie oferuje narzędzi niezbędnych do wdrożenia tych wymogów.
Istnieje jednak trzecia droga: profesjonalny system sieciowy, który ma wbudowane narzędzia bezpieczeństwa, a po prawidłowym skonfigurowaniu wymaga minimalnego nadzoru. UniFi to właśnie taki system - zaprojektowany dla środowisk biznesowych, ale dostępny cenowo i funkcjonalnie dla małych firm.
Jak UniFi odpowiada na wymogi techniczne?
1. Odseparowanie danych od dostępu publicznego
System UniFi umożliwia utworzenie całkowicie odizolowanych sieci w ramach jednej infrastruktury. W praktyce oznacza to, że komputery z kartoteką pacjentów, dokumentacją prawną czy danymi księgowymi działają w odrębnej sieci, do której nie ma dostępu ani gość w poczekalni, ani pracownik z innego działu. Technologia ta nazywa się VLAN (Virtual Local Area Network), ale nie musisz znać szczegółów technicznych - wystarczy wiedzieć, że działa jak zapora między różnymi częściami twojej sieci. Przeczytaj więcej o stabilnym Wi-Fi w całym biurze
2. Kontrolowany dostęp dla gości i klientów
Gdy klient w poczekalni Twojej kancelarii łączy się z Wi-Fi, korzysta z sieci, która jest całkowicie odrębna od Twojej sieci firmowej. System UniFi dba o to, by urządzenia gości nie widziały i nie mogły w żaden sposób komunikować się z Twoimi komputerami, serwerami czy drukarkami. To spełnia kluczowy wymóg minimalizacji ryzyka wycieku danych. Dodatkowo, masz pełną kontrolę nad tą siecią -- możesz np. ograniczyć jej prędkość, aby nie spowalniała pracy firmy, lub ustawić harmonogram jej dostępności.
3. Bezpieczne połączenia zdalne
Jeśli Ty lub Twoi pracownicy potrzebujecie dostępu do firmowych danych z domu, sądu czy podczas podróży służbowej, UniFi oferuje wbudowany, łatwy w konfiguracji serwer VPN (Virtual Private Network). Tworzy on w pełni zaszyfrowany „tunel" pomiędzy laptopem pracownika a siecią firmową. Dzięki temu wszystkie przesyłane dane są niewidoczne dla osób trzecich, nawet jeśli połączenie odbywa się przez publiczną, niezabezpieczoną sieć Wi-Fi w kawiarni, hotelu czy na lotnisku.
4. Dokumentacja i logi dostępu
Zgodnie z zasadą rozliczalności RODO, musisz być w stanie wykazać, że Twoja firma wdrożyła odpowiednie środki bezpieczeństwa. System UniFi rejestruje kluczowe zdarzenia w sieci, takie jak próby nieautoryzowanego dostępu, logowania do systemu czy zmiany w konfiguracji. W przypadku kontroli z UODO, te logi stanowią techniczny dowód Twojej należytej staranności. Dają Ci również bezcenny wgląd w to, co dzieje się w Twojej sieci, pozwalając na szybką reakcję w razie nietypowej aktywności.
A co z konfiguracją i utrzymaniem? Czy potrzebny jest informatyk na etacie? Z UniFi odpowiedź brzmi: nie. System wymaga profesjonalnej konfiguracji początkowej - tutaj pomożemy. Potem działa samodzielnie. Podstawowe zmiany (nowe hasło dla gości, dodanie użytkownika) wykonasz samodzielnie przez aplikację. Złożone modyfikacje? Możesz skorzystać z naszych pakietów wsparcia, ale to opcja, nie konieczność.
Dlaczego to rozwiązanie sensowne dla małej firmy?
Po pierwsze - brak ukrytych kosztów. Płacisz raz za sprzęt i nie ponosisz miesięcznych opłat licencyjnych. Po drugie - skalowalność. System rośnie razem z firmą - nie wymienia się całej infrastruktury, tylko dodaje kolejne elementy. Dowiedz się więcej o skalowalności UniFi Po trzecie - prostota zarządzania. Po prawidłowej konfiguracji możesz zarządzać siecią z aplikacji na telefonie lub laptopie, bez pomocy informatyka przy każdej drobnej zmianie.
Najważniejsze? Masz konkretne narzędzia do spełnienia wymogów RODO, które możesz udokumentować i wykazać w przypadku kontroli.